こんにちは、神代です。

今回は意外と知らない？Office2010の新機能第２弾として
「ファイルに残っている変更履歴や個人情報の一括検索、削除方法」を紹介します。

Office2010ではファイルに変更履歴がある場合、

このような設定になったのはOffice2010からではなく、実はOffice2003からですが、
Office2010でメニューがリボンとなって各種ボタンの配置が変わったこともあり、

というお問合せを多数頂きました。

変更履歴が残ったままのファイルをお客様にお渡ししてしまうことはトラブルの原因に

なりかねませんので、ぜひ変更履歴の削除方法を覚えてください！

最も変更履歴の使用頻度が高いと思われる、Wordファイルで手順を紹介していきます。

１．Wordファイルを開き、リボンの「校閲」をクリックする。

２．「校閲」タブ内に「承諾」という上下に分かれているボタンがあるので、

　下半分の「承諾」という文字が表示されている部分をクリックし、

　「ドキュメント内のすべての変更を反映」をクリックする。

３．今後変更履歴を記録したくない場合は、「変更履歴の記録」をクリックする。

これで作業完了です。

あれ？ファイルに残っている個人情報の検索と削除は？と思った方。

大丈夫です。忘れているわけではありません！

ここからが本題の新機能の部分です！！
上で紹介した変更履歴と、ファイルに残っている個人情報を一括で検査、削除する機能を

説明します。

１．Wordファイルを開き、「ファイル」をクリックすると下図のような画面が表示されるので、

２．「ドキュメント検査」をクリック。

３．検査したい項目にチェックを入れ、「検査」をクリック。

４．検査結果が表示されるので、必要に応じて「すべて削除」をクリックする。

 

以上で完了です。

この機能を使うクセをつけて頂ければ、変更履歴や作成者データが残っていることによる
個人情報漏洩やトラブル回避に役立つと思います。ぜひご活用ください！！