こんにちは。川島です。
今回は、ペーパーレス化について書きたいと思います。
数年前から官公庁も含めた働き方改革の1つとして、様々な企業でペーパーレス化が
進められています。導入の主な理由は下記のとおりです。
【メリット】
■ 印刷コスト（紙・インク）が節約できる
■ モバイル端末等からの閲覧・入手ができる
■ 経年劣化しない
■ 保管に物理的な場所が不要
■ 紛失等のセキュリティリスクが減らせる
■ モバイル端末等からの閲覧・入手ができる
■ 経年劣化しない
■ 保管に物理的な場所が不要
■ 紛失等のセキュリティリスクが減らせる
モバイル端末が浸透してきた現代社会では、非常に有用にですよね。
ただ、こういったシステムの構築にはいくつかの注意点があります。
実際に現場にいる中で、電子化したが年間のファイル容量を読み違え、
容量オーバーになってしまったという例もあります。
このように、文書を管理するようなシステムを構築すると考えた時に、
以下4点を事前に決めておく必要があります。
【事前に決めておくこと】
● 保管期間
● ファイル形式
● 保管容量
● 利用環境
● ファイル形式
● 保管容量
● 利用環境
どれも重要なことですが、システム化するにあたっては
特に『保管容量』・『利用環境』は特に気にしなくてはいけません。
特に『保管容量』・『利用環境』は特に気にしなくてはいけません。
このほかに、ペーパーレス化のデメリットも気にしておく必要があります。
下記のようなものが挙げられます。
【デメリット】
■システムがとまって見れない可能性
■並べて見づらい
■検索性が悪い
■導入の意義が不明瞭
■導入コストがかかる
確かに、ただ入れればいいというものでも無くて、閲覧が面倒、
システムがよく止まっては逆に非効率となってしまいます。
そのため、導入にあたっては、事前に決めておくことに加え、
情報の取り扱いや、ペーパレスの励行を社内に浸透させる土台作りも必要になります。
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【ペーパーレス化を進めるためのキモ】
■システム構築の際に事前に要件を決める
●保管期間
●ファイル形式
●保管容量
●閲覧・検索システムの構築
●ファイル形式
●保管容量
●閲覧・検索システムの構築
■導入の意義、メリットの社内説明
■ペーパーレスの意識付け
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導入の意義、メリットの部分について社内の理解を得れればうまくいくのでは
ないかと思います。
お付き合いのある複数の会社様でもこういったペーパーレスの動きが
活発化しています。社会的にといってもいいかもしれませんね。
皆さんも進めるに当たっては、キモの部分に注意いただければと思います。
文書管理の仕組みは、様々なものがありますのが、
性質上長期にわたって利用するシステムとなります。
利用環境や用途に則したものを選定くださいね。
では、今回はこの辺で。